În era digitală în care totul se întâmplă online, semnătura electronică a devenit un element esențial pentru validarea documentelor fără hârtie. Dar ce este mai exact, când se folosește, ce tipuri sunt și cum o obții legal? În acest ghid complet explicăm pe limba ta toate aceste lucruri — plus sfaturi utile pentru 2026.

1. Ce este semnătura electronică?

O semnătură electronică reprezintă un ansamblu de date în formă electronică care sunt atașate unui document electronic și care atestă identitatea semnatarului și integritatea documentului, adică faptul că nu a fost modificat după semnare.

Acest concept este reglementat în Uniunea Europeană prin Regulamentul eIDAS (Regulamentul UE nr. 910/2014), care se aplică direct în toate statele membre, inclusiv România.

2. De ce este utilă semnătura electronică?

Semnătura electronică are două mari avantaje comparativ cu semnătura clasică olografă:

• Rapiditate și eficiență: semnezi de oriunde direct pe computer sau telefonul mobil.
• Economii de timp și costuri: fără imprimare, scanare sau deplasare la sediul instituției sau birou.

În plus, semnarea electronică este privită legal ca dovadă în instanță și are efecte juridice dacă sunt îndeplinite condițiile legale.

3. Tipuri de semnături electronice

Regulamentul eIDAS definește trei niveluri de semnături, cu grade diferite de securitate și valoare juridică:

a) Semnătura electronică simplă (SES)

Este cea mai simplă formă de semnătură (de exemplu, semnarea unui e-mail cu numele, bifa de „Am citit și sunt de acord”, click pe un link cu cod OTP etc.).

Când o folosești: documente cu obligații contractuale reduse, acorduri simple între părți.
Limite: în general nu este suficientă acolo unde legea cere o formă scrisă sau pentru documente sensibile din punct de vedere juridic.

b) Semnătura electronică avansată (AdES sau AES)

Este semnătura electronică care îndeplinește următoarele condiții:

• Este legată unic de semnatar.
• Permite identificarea semnatarului.
• Semnatarul are control exclusiv asupra datelor de semnare.
• Orice modificare ulterioară a documentului este detectabilă.

În practică, semnătura avansată poate fi emisă prin certificate digitale (de ex. buletinul electronic sau certificate de la un prestator acreditat).

Valoare legală: are valoare juridică similară unei semnături olografe în multe situații, dar în anumite cazuri poate necesita recunoaștere sau acordul părților.

c) Semnătura electronică calificată (QES)

Aceasta este nivelul cel mai înalt de semnătură electronică și are efectul juridic egal cu semnătura olografă în toate situațiile în care legea cere formă scrisă.

Pentru a fi calificată, semnătura trebuie:

• Să fie generată printr-un dispozitiv calificat de creare a semnăturii (QSCD).
• Să se bazeze pe un certificat digital calificat emis de un furnizor de servicii de încredere autorizat.

Efect legal: QES are aceeași valoare ca semnătura olografă în instanță și este recunoscută în toate statele UE conform eIDAS.

4. Când se folosește semnătura electronică?

Semnătura simplă

• Acorduri comerciale minore.
• Confirmări interne.
• Comunicări informale.

Semnătura avansată

• Contracte între părți care nu cer forma scrisă prin lege.
• Documente electronice la autorități în anumite situații sau dacă sunt acceptate de destinatari.
• Cereri interne în companii.

Atenție: unele instituții publice sau platforme pot accepta numai semnături calificate (de exemplu pentru declarații fiscale sau înregistrări oficiale).

Semnătura calificată

Este necesară de regulă pentru:

• Contracte ce necesită formă scrisă obligatorie (ex.: acte care cer semnătură olografă);
• Documente oficiale trimise instituțiilor publice;
• Proceduri notariale digitale;
• Documente cu răspundere juridică mare.

5. Cum se obține o semnătură electronică în România

Pasul 1 - Alege tipul de semnătură

Simplă, avansată sau calificată. Pentru majoritatea relațiilor cu instituțiile sau contracte importante recomandată este semnătura calificată.

Pasul 2 - Contactează un furnizor acreditat

În România, certificatele pentru semnături electronice (avansate și calificate) sunt emise de furnizori de servicii de încredere acreditați (inclus în Trusted List)

Pasul 3 - Verificare identitate

Pentru semnătura calificată, furnizorul va verifica identitatea ta printr-un proces strict (identificare video sau la sediu, dovada identității).

Pasul 4 - Activezi semnătura

Ți se furnizează certificatul digital + un dispozitiv de semnare (ex.: token USB) sau soluție cloud.
Instalezi și configurezi conform instrucțiunilor.

6. Valabilitatea și recunoașterea semnăturilor

• Semnătura calificată are valoare legală maximă și este recunoscută în toate statele UE.
• Semnătura avansată are de regulă aceeași valoare ca semnătura olografă în multe contexte, dar poate necesita condiții sau acordul părților.
• Semnătura simplă poate fi validă doar dacă legea nu cere formă scrisă sau destinatarul o acceptă.

7. Sfaturi practice

• Verifică întotdeauna cu instituția sau persoana destinatară ce tip de semnătură acceptă înainte de a semna.
• Dacă semnezi documente importante (contracte, declarații fiscale etc.) preferă semnătura calificată.
• Păstrează certificatele și token-urile în siguranță — pierderea lor poate genera probleme legale sau operaționale.

Concluzie

Semnătura electronică este un instrument puternic pentru digitalizarea proceselor juridice și administrative. Cunoașterea tipurilor, simplă, avansată și calificată, îți oferă libertatea de a alege varianta potrivită pentru fiecare context legal sau comercial.

În plus, odată obținută corect de la un furnizor autorizat, semnătura electronică îți poate economisi timp, bani și poate oferi siguranță juridică reală.