Atunci când închiriezi un apartament, o casă sau un spațiu comercial, contractul de închiriere este cel care protejează atât proprietarul, cât și chiriașul. Dar contractul nu se oprește la semnare: pentru cel care închiriază, există și obligația de înregistrare la fisc.

Află din acest articol ce clauze ar trebui să conțină un contract bine redactat, cine, cum și când trebuie să-l înregistreze, ce documente sunt necesare și ce pași să urmezi, dacă ești cel care închiriază dar și ce riscuri apar dacă "uiți" de aceste etape.

Am inclus informații utile nu doar pentru proprietari, ci și pentru chiriași, agenții imobiliare sau dacă ești cineva care închiriază ocazional sau de la cineva cu care nu ai legătură strânsă.

1. Ce este contractul de închiriere și de ce este important

• Contractul de închiriere, numit și contract de locațiune, este acordul prin care locatorul (proprietarul sau titularul dreptului de folosință) transmite locatarului dreptul de a folosi temporar (total sau parțial) imobilul, în schimbul plății unei chirii lunare.
• Obiectul contractului trebuie să fie clar determinat: adică imobilul (cu adresă, suprafață, eventual amenajări), destinația (locuință, spațiu comercial etc), durata, chiria și toate detaliile relevante.
• Părțile trebuie să aibă capacitatea juridică și consimțământul liber, adică să fie majori, nu sub incapacitate de exercițiu, etc.
• Contractul poate fi semnat ca act privat, adică nu este obligatoriu să fie autentificat la notar.
• Totuși, există avantaje dacă este notarial: un contract notarial devine titlu executoriu, util dacă chiriașul nu plătește sau provoacă daune. De asemenea, este opozabil terților, deci dacă imobilul este vândut, chiriașul rămâne protejat.

➡️ Concluzie: un contract bine redactat și opțional autentificat la notar oferă protecție reală. Chiriașul are garanția stabilității, proprietarul are un instrument legal clar.

2. Clauze și elemente esențiale pe care să le incluzi

Pentru ca un contract să fie complet și să protejeze părțile, pe lângă datele de identificare și obiectul contractului, ai grijă să incluzi:

• Date de identificare ale locatorului și locatarului (numele complet, CNP/CUI, adresa etc).
• Descriere clară a imobilului: adresă, suprafață, ce include (număr camere, utilități, mobilier, dotări), eventual un inventar cu bunurile preluate (dacă se închiriază mobilat).
• Durata închirierii: dată de început, dată de final (dacă are termen fix) sau prevederi privind reînnoirea, prelungirea, renegocierea.
• Chiria și modalitatea de plată: cuantumul chiriei, termene (ziua lunii), penalități pentru întârziere, modalitatea de plată (numerar, virament, cont), indexare (dacă dorești ajustare anuală, inflație etc).
• Obligațiile locatorului: de exemplu, întreținerea structurală a imobilului, utilități, reparații majore, asigurarea locuinței etc.
• Obligațiile locatarului: plata chiriei/utilităților, păstrarea locuinței și bunurilor într-o stare bună, interzicerea subînchirierii (dacă nu vrei), reguli de utilizare, predarea la final etc.
• Garanții / avans: dacă se cere o garanție, când și cum se returnează, condiții (daune, restituire, termene).
• Inventar bunuri & starea inițială (dacă este imobil mobilat): pentru a acoperi daune, lipsuri — util dacă vrei să te protejezi juridic.
• Modalități de reziliere, notificare, preaviz, ce se întâmplă în caz de neplată, nerespectare, modificare de chirie etc.

Mulți consideră aceste lucruri de bun simț, dar mai ales în cazul unor relații de închiriere de durată sau cu mobilă / bunuri, aceste prevederi fac diferența între un aranjament civilizat și un coșmar juridic.

3. Înregistrarea contractului

✅ De ce e important să știi asta

• În urma adoptării Ordonanța OG 16/2022, contractele de închiriere au devenit obligatoriu de înregistrat la ANAF pentru persoanele fizice care obțin venituri din chirii.
• În 2025, cu Ordinul 161/2025 (care modifică regulile de înregistrare), s-a clarificat că, în cazul imobilelor deținute în comun (co-proprietari, uzufruct etc), obligația de înregistrare revine doar unei persoane desemnate, nu fiecărui proprietar în parte.

👥 Cine trebuie să declare?

• Proprietarul sau, în cazul în care imobilul este deținut în comun, proprietarul, uzufructuarul sau persoana desemnată prin contract.
• Obligația de înregistrare apare pentru veniturile din cedarea folosinței bunurilor din patrimoniul personal, deci orice locuință/suprafață privată dată spre chirie.

🕒 Termene

• Contractele noi trebuie înregistrate în maximum 30 de zile de la data semnării.
• Dacă contractul existent suferă modificări (de ex. schimbare chirie, părți, durată etc), modificările trebuie raportate tot în 30 de zile.
• Pentru contractele deja în derulare la momentul intrării în vigoare a obligației (2023), inițial a existat un termen de „regularizare”.

4. Procedura de înregistrare la ANAF (pas cu pas)

Iată ce trebuie să faci pentru a înregistra un contract de închiriere legal:

• Completează formularul oficial de înregistrare: de obicei numit Formular C168 (Cerere de înregistrare a contractelor de locațiune).
• Anexează contractul de închiriere (copie), semnat de părți. În unele cazuri, copia trebuie „conform cu originalul”, semnată de locator (proprietar).
• Atașează documente justificative: copie CI / pașaport (proprietar, eventual chiriaș), act care atestă dreptul de proprietate asupra imobilului (contract vânzare/cumpărare, certificat de moștenitor, donație etc).
• Depune cererea:
• • fie la registratura organului fiscal competent (fizic),
  • fie prin poștă (scrisoare recomandată cu confirmare de primire),
  • fie online — prin intermediul Spațiul Privat Virtual (SPV), dacă ești înscris și ai semnătură electronică calificată.
• Păstrează confirmarea de înregistrare emisă de ANAF (electronic sau fizic). Este dovada că ai respectat obligația.
• Dacă contractul se modifică, chirie, părți, durată etc, depune un act adițional și cererea de modificare, tot în termen de 30 de zile.

5. Ce riscuri și consecințe există dacă nu înregistrezi contractul

• Lipsa înregistrării poate duce la sancțiuni fiscale: de la penalități, dobânzi, impozit pe venit retroactiv, în funcție de situație.
• Contractul neînregistrat (și fără nesemnătură notarială) poate fi mai greu de pus în executare: nu are forță executorie automată, adică dacă chiriașul nu plătește, ești obligat să mergi în instanță.
• În situații de co-proprietate, confuzia cu cine are responsabilitatea declarării poate duce la conflicte între proprietari, sancțiuni, probleme fiscale sau fiscale retroactive. De aceea noua lege prevede clar că trebuie desemnat un singur obligat să declare.
• Pentru chiriași: dacă proprietarul nu respectă procedura, contractul poate avea probleme (de ex. dificultăți la justificarea plății chiriei, dispute legale dacă apar daune, evacuări etc).

6. Ce alte clauze să incluzi în contract

Pe lângă elementele standard, un contract bine gândit (mai ales dacă vrei să dormi liniștit ca proprietar) ar putea include:

• Inventar detaliat + proces-verbal de predare-predare la intrare și ieșire. Mai ales dacă apartamentul este mobilat sau utilat. Astfel, reduci riscul de dispute privind bunuri, mobilier, electrocasnice etc;
• Clauză de interzicere a subînchirierii (sau subînchiriere doar cu acord scris), dacă vrei să eviți surprize neplăcute;
• Preaviz clar pentru reziliere: de exemplu 30 de zile, indicând când și cum se poate rezilia un contract;
• Modalități clare de plată a chiriei, utilităților și modul de regularizare a utilităților (meter-reading, facturi, repartizare etc);
• Clauză privind întreținerea: cine se ocupă de întreținerea generală, cine plătește pentru reparații, cine se ocupă de reparațiile majore / renovări etc;
• Posibilitatea de actualizare a chiriei (indexare anuală, inflație, cost utilități etc), dar definite clar (cum, când, cu ce notificare);
• Modalitate de soluționare a eventualelor litigii: mediere, instanță, arbitraj, ce lege se aplică.

Aceste clauze adăugate transformă contractul într-un instrument de protecție reală și reduc riscul de conflicte mai târziu.

7. Recomandări practice pentru proprietari și chiriași

• Dacă imobilul are mai mulți proprietari, asigurați-vă că desemnați clar cine face înregistrarea la ANAF. Evitați confuziile.
• Păstrați dovezi: semnătură, copii CI, acte de proprietate, confirmare de depunere, chitanțe, eventual proces-verbal de predare, situații utilități etc.
• Chiriașii ar trebui să ceară proprietarului dovada că a înregistrat contractul (confirmare ANAF), mai ales dacă au nevoie de chirie legală justificată (pentru indemnizații, facilități sociale etc). Sunt situații în care sistemul de înregistrare online să aibă scăpări, deci dovada fizică poate fi utilă.
• Pentru proprietari: chiar dacă semnezi un contract sub formă de act privat, ia în considerare autentificarea la notar dacă vrei protecție maximă, mai ales dacă închiriezi cu mobilă, utilități, pe termen lung, sau vrei să poți evacua rapid în caz de neplată.
• Revizuirea contractului periodic, dacă se schimbă chiria, chiriașul, durata. Nu uita să depui modificarea (act adițional) la ANAF în 30 de zile.

8. Concluzie

Contractul de închiriere este mult mai mult decât o formalitate. Fără el nu respecți legea, dacă ești tu cel care închiriază, și nici nu beneficiezi de protecție juridică.

Un contract bine făcut și înregistrat nu este doar o birocrație, ci o garanție că, dacă apar probleme (neplată, daune, litigii), ai instrumentele să te protejezi.

La LegalZen găsești un model de contract de închiriere care are toate clauzele de care ai nevoie. Este scris de avocați și conține toate clauzele de care ai nevoie, fie că ești tu cel care închiriază, fie că ești chiriaș.